Privacy verklaring

Privacyverklaring De Dorpsgarage Formule
1. Wie wij zijn
Deze privacyverklaring is van De Dorpsgarage Formule, gevestigd aan Coldenhovenseweg 27, 6961 EA Eerbeek. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit document. Wij werken samen met aangesloten Dorpsgarage-vestigingen. Elke vestiging is een zelfstandige onderneming en in veel gevallen zelf verantwoordelijk voor de eigen persoonsgegevens. Waar de formule centrale diensten levert of gegevens namens een vestiging verwerkt, sluiten wij verwerkersovereenkomsten en hanteren we dezelfde hoge normen voor privacy en informatiebeveiliging.
2. Op wie is deze verklaring van toepassing
Deze verklaring geldt voor bezoekers van onze website, geïnteresseerden in de formule, nieuwsbriefabonnees, sollicitanten, leveranciers en zakelijke relaties, en voor klanten van Dorpsgarage-vestigingen wanneer de formule daarbij ondersteunende diensten levert (zoals marketing, planning, narrowcasting, reviews of KPI-rapportages).
3. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Wij verwerken gegevens die u zelf verstrekt of die ontstaan wanneer u onze diensten gebruikt. Dit kan onder meer zijn: naam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer, functie en bedrijfsnaam, correspondentie en notities van contactmomenten, factuur- en betaalinformatie, kenteken en voertuiggegevens wanneer dit nodig is voor dienstverlening, voorkeuren voor communicatie, eventuele aanmeldingen voor events of trainingen, sollicitatiegegevens zoals cv, motivatie en referenties, website- en appgegevens zoals IP-adres, cookie-ID, paginagebruik en tijdstippen, feedback en reviews, en beeldmateriaal dat in onze bedrijfscontext wordt gemaakt bij activiteiten of events. In fysieke vestigingen kunnen camerabeelden worden gemaakt ter beveiliging van personen en eigendommen. Cameratoezicht is duidelijk aangeduid op locatie. Beelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij een incident onderzoek vereist.
4. Doelen en grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor specifieke, gerechtvaardigde doelen en met een passende rechtsgrond. De belangrijkste doelen zijn het beantwoorden van uw vragen en informeren over de formule, het voorbereiden en uitvoeren van overeenkomsten met franchisenemers en leveranciers, het leveren van ondersteunende diensten aan vestigingen zoals marketing, planning, reviewverwerking en KPI-rapportages, het organiseren van trainingen, bijeenkomsten en community-activiteiten, het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen, het verwerken van sollicitaties en het nakomen van wettelijke verplichtingen zoals fiscale administratie. De rechtsgronden zijn de noodzaak voor het uitvoeren van een overeenkomst of om maatregelen op uw verzoek te treffen voorafgaand aan een overeenkomst, het voldoen aan wettelijke plichten, ons gerechtvaardigd belang bij het efficiënt en veilig kunnen ondernemen, en uw toestemming waar die vereist is, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven en niet-functionele cookies. U kunt gegeven toestemming altijd intrekken.
5. Bijzondere en gevoelige gegevens
Wij vragen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is en u deze zelf actief verstrekt, bijvoorbeeld bij sollicitaties of in het kader van Arbo-verplichtingen binnen een vestiging. Dergelijke gegevens worden extra zorgvuldig en beperkt verwerkt.
6. Minderjarigen
Onze dienstverlening richt zich niet op minderjarigen. Indien verwerking van gegevens van een minderjarige noodzakelijk is, gebeurt dit alleen met aantoonbare toestemming van ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Correspondentie rond informatie-aanvragen wordt bewaard zolang dit nodig is voor afhandeling en maximaal twee jaar voor naslag en kwaliteitsbewaking. Contract- en factuurgegevens worden conform de wettelijke bewaarplicht bewaard, momenteel zeven jaar. Sollicitatiegegevens worden tot vier weken na afronding van de procedure verwijderd, of met uw toestemming maximaal één jaar bewaard in onze talentpool. Camerabeelden worden in de regel niet langer dan vier weken bewaard, tenzij er een incident is. Voor website- en analytische gegevens hanteren wij bewaartermijnen die passen bij het optimaliseren van de site en het kunnen beantwoorden van beveiligingsvragen; waar mogelijk pseudonimiseren of anonimiseren wij deze gegevens. Wanneer bewaartermijnen zijn verstreken verwijderen of anonimiseren wij de gegevens op zorgvuldige wijze.
8. Delen met derden
Wij delen persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, als u daar toestemming voor heeft gegeven of als de wet dit verplicht. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Voorbeelden zijn hosting- en cloudleveranciers, marketing- en e-mailsoftware, planning en reviewsystemen, administratie- en boekhoudpakketten, HR- en salarisdiensten, en beveiligings- en IT-dienstverleners. Deze partijen mogen de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken en handelen volgens onze instructies.
In sommige gevallen treden wij en een aangesloten vestiging gezamenlijk op als verwerkingsverantwoordelijken, bijvoorbeeld bij een gezamenlijke evenementinschrijving. In zo’n geval maken we duidelijke afspraken wie welke verplichtingen vervult, waaronder het bieden van inzage en het afhandelen van verzoeken.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Wij streven ernaar gegevens binnen de EER te verwerken. Wanneer dat niet mogelijk is, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met technische en organisatorische maatregelen.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Toegang is beperkt tot medewerkers en dienstverleners die de gegevens nodig hebben voor hun taak en die tot geheimhouding zijn verplicht. Wij maken gebruik van versleuteling waar passend, houden software actueel, maken periodiek back-ups en evalueren regelmatig onze beveiliging. Bij een datalek onderzoeken wij direct de impact en treffen wij maatregelen. Waar nodig informeren wij betrokkenen en de toezichthouder.
11. Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn voor een goede werking. Wij gebruiken daarnaast analytische cookies om het gebruik van de website te verbeteren. Deze analytische gegevens zijn niet gericht op het identificeren van bezoekers en worden waar mogelijk geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Voor het plaatsen van marketing of tracking cookies vragen wij vooraf toestemming via de cookiebanner. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen in uw browser of via de bannerinstellingen. Zonder toestemming plaatsen wij geen marketing of tracking cookies.
12. Nieuwsbrieven en marketing
U ontvangt alleen nieuwsbrieven of uitnodigingen wanneer u zich heeft aangemeld of wanneer u klant bent en wij u informeren over eigen, gelijksoortige diensten. U kunt zich op elk moment uitschrijven. Bij telefonische of elektronische benadering respecteren wij de toepasselijke regels, waaronder de Telecommunicatiewet.
13. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die aanzienlijke gevolgen hebben voor personen. Analyses die wij uitvoeren, bijvoorbeeld voor marketingprestaties of procesverbetering, zijn geaggregeerd of hebben beperkte impact en worden niet gebruikt om zonder menselijke tussenkomst beslissingen over u te nemen.
14. Uw rechten
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. U kunt in bepaalde gevallen verwerking laten beperken, bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en vragen om overdraagbaarheid van de door u verstrekte gegevens. Wanneer wij gegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u die toestemming altijd intrekken.
15. Klachten
Heeft u een klacht over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan contact met ons op. Komen we er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
16. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze of wetgeving wijzigt. De meest actuele versie is steeds beschikbaar via onze website. Onderaan de verklaring ziet u de datum van de laatste wijziging.
17. Contact
De Dorpsgarage Formule
Coldenhovenseweg 27
6961 EA Eerbeek
E-mail: nieck@dorpsgarageformule.nl